Adjointe administrative - Remplissage d'un an de congé de maternité

L'entreprise de notre client a besoin d'un assistant administratif/marketing pour son centre commercial local :

Leur description de travail :

• Remplissez la période de maternité de 12 mois environ du 1er mars 2022 au mois de février 2023.
• Salaire entre 35 000$ et 40 000$ par année selon l'expérience
• Les heures sont généralement du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h avec des travaux occasionnels en fin de semaine ou en soirée, selon les événements qui se produisent.
• Ce travail sera réparti à parts égales entre l'aide au marketing et aux événements et les tâches administratives et de réception.
• Notre directrice marketing partira en congé de maternité, les plans pour l'année seront finalisés avant son départ. Le gestionnaire immobilier et le gestionnaire adjoint des biens travailleront avec le nouvel adjoint pour mettre en œuvre le plan de commercialisation 2022 et assurer la continuité du bureau.

Responsabilités de l'adjoint administratif

• Répondre aux appels téléphoniques directs
• Organiser et planifier des rendez-vous et des réunions
• Produire et distribuer des notes de correspondance, des lettres, des télécopieurs et des formulaires
• Maintenir les systèmes de classement informatisés et manuels
• Commander des fournitures de bureau
• Fournir un soutien général aux visiteurs
• Fournir de l'information en répondant aux questions et aux demandes
• Préparer et surveiller les factures
• Effectuer des tâches administratives telles que le classement, la dactylographie, la copie, la reliure, la numérisation, etc.
• Couvrir le bureau de réception au besoin
• traiter les renseignements de nature délicate de manière confidentielle
• Répondre aux demandes de renseignements par courriel, par téléphone ou en personne
• AccueILLIR ET ASSISTER LES VISITEURS AU BUREAU
• Photocopier et imprimer des documents au nom d'autres collègues

Responsabilités de l'assistant marketing

• Travailler selon les directives du gestionnaire immobilier et du gestionnaire adjoint des biens pour mettre en œuvre le programme de marketing tel que prévu par la directrice du marketing qui partira en congé de maternité.
• Participer à l'assemblage de décors saisonniers, y compris la Saint-Valentin, Pâques, automne et Noël, etc.
• Comme indiqué, coordonner l'horaire hebdomadaire des événements du centre commercial avec le personnel administratif et de maintenance
• Travailler avec le personnel d'entretien à l'organisation d'événements sur place, y compris les promotions du Country Club (p. ex., GWP de la fête des mères, set du Père Noël), les partenariats sans but lucratif (p. ex. Lotto for Life, Pottery Show) et les événements marchands (Comic Book Show, AGA)

Exigences :

• Connaissance des systèmes et des procédures de gestion de bureau
• Excellentes compétences en gestion du temps et capacité d'effectuer plusieurs tâches à la fois et de hiérarchiser le travail
• Excellentes compétences en communication écrite et verbale

• Compétences téléphoniques
• Capacité de travailler en équipe
• Pouvoir discrétionnaire et jugement
• Débrouillardise
• Compétences Microsoft Office

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